Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp | Diya Cristina Affan

Khi xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý ta cần quan tâm tới những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý

Có thể quy thành hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp:

Nhóm các nhân tố thuộc đối tượng quản lý

• Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất của doanh nghiệp.
• Tính chất và đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất.

Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý

• Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp.
• Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị.
• Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ.
• Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của người lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới.
• Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với đội ngũ cán bộ quản lý …

Cơ cấu tổ chức được ví như xương sống của một doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức là một bản đồ cung cấp sơ đồ hướng dẫn trong việc vận hành bộ máy nội bộ. Ban lãnh đạo cấp cao cũng dựa vào cơ cấu này để định hướng phát triển công ty.

Các doanh nghiệp dù quy mô hoạt động dù thuộc quy mô siêu nhỏ, nhỏ, vừa và lớn đều cần cơ cấu tổ chức. Khi có cấu trúc doanh nghiệp rõ ràng thì sự  phân bổ nhân sự sẽ hợp lý. Hơn nữa, cấu trúc doanh nghiệp còn là kim chỉ nam cho hoạt động kinh doanh. Một cấu trúc rõ ràng sẽ giúp cho ban lãnh đạo định hướng và đề ra các quyết sách tốt và nhất quán cho sự phát triển của doanh nghiệp..

Một biểu đồ cấu trúc doanh nghiệp cho thấy sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho mỗi nhân sự, tổ chức các quy trình làm việc và đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và đạt năng suất cao. Điều này giúp doanh nghiệp tăng doanh thu và lợi nhuận và tăng trưởng bền vững.

Các yếu tố cần quan trọng giúp chủ doanh nghiệp lựa chọn được kiểu mô hình cấu tổ chức hợp lý:

1. Chiến lược

Mô hình doanh nghiệp là quan trọng nhưng bạn phải nhớ là nó phải hỗ trợ chặt chẽ cho các chiến lược và đường hướng phát triển công ty. Nếu không, cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp sẽ ngăn cản sự tăng trưởng của công ty. Nếu bạn đang hướng đến mức độ hoạt động hiệu quả, thì bạn nên tập trung vào mức độ kiểm soát từng vị trí và vai trò của từng nhân sự.

Nếu mục tiêu của bạn là hướng công ty tăng trưởng linh hoạt, thì bạn cần cân nhắc đến vấn đề thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp và có sự mềm dẻo hơn. Ở đây, bạn đang đi theo hướng mô hình doanh nghiệp theo chiều ngang. Đó là nơi cấp trên và cấp dưới đều có quyền biểu quyết như nhau và cùng có tiếng nói bình đẳng.

2. Mức độ tăng trưởng

Khi một doanh nghiệp đang trên đà phát triển, lực tác động đến cấu trúc tổ chức là rất lớn. Chúng ta sẽ thấy điều này rõ hơn khi công ty mở rộng thị phần hoặc một khu vực địa lý khác. Khi đó, cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp bắt buộc trải rộng phù hợp với việc mở rộng và tăng trưởng..

3. Nhu cầu của khách hàng

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần có dịch vụ hỗ trợ khách hàng để chăm sóc và giữ chân khách hàng.

Nếu công ty nhận được một hợp đồng lớn hoặc trúng thầu một dự án quy mô tầm cỡ quốc tế, thì cần phải cân nhắc sắp xếp một số bộ phận trong công ty để vận hành tốt nhất cho khách hàng. Khi nhu cầu khách hàng thay đổi, cơ cấu doanh nghiệp cũng cần thay đổi sao cho phù hợp.

4. Sự phát triển về mặt công nghệ và kỹ thuật

Khi sự phát triển vượt bậc về mặt khoa học và công nghệ, nhu cầu khách hàng thay đổi đòi hỏi  doanh nghiệp cũng phải thay đổi  thích ứng. Công nghệ tiến bộ cho phép nhân viên có thể làm việc từ xa và doanh nghiệp vẫn đánh giá được năng suất của họ. Điều đó có nghĩa là bạn phải tái cấu trúc lại bộ máy vận hành công ty. Các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả của nhân viên cũng phải thay đổi.

5. Môi trường kinh doanh

Môi trường kinh doanh luôn có ảnh hưởng đến sự vận hành của một doanh nghiệp. Thậm chí, môi trường kinh doanh tác động rất lớn đến vấn đề tăng trưởng. Môi trường kinh doanh là các yếu tố ngoại cảnh như luật pháp, tình hình kinh tế-xã hội, thời tiết, địa lý khu vực, văn hóa,…

Tâm lý khách hàng thay đổi thì hành vi mua hàng của họ cũng đổi thay. Như vậy, tình hình hoạt động của doanh nghiệp cũng phải thích nghi.

Vậy là chúng ta đã thấy được tầm quan trọng trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức và 5 yếu tố cần quan trọng giúp chủ doanh nghiệp lựa chọn được mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý. Cũng đón chờ phần 2 để lựa chọn các loại mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp thường sử dụng phổ biến nhé!

a) Nhóm các nhân tố thuộc đối tượng quản trị

- Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất của doanh nghiệp.

- Tính chất và đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất.

b) Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị

- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp;

- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị;

- Trình độ áp dụng công nghệ vào các hoạt động quản trị, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ;

- Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của người lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới;

c) Tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị (span of control )là giới hạn số lượng nhân viên thuộc cấp mà một nhà quản trị có thể trực tiếp chỉ huy, điều khiển một cách hữu hiệu. Theo lý thuyết về mô hình thì khi nhân viên thuộc cấp làm những công việc đơn giản thì một nhà quản trị có từ 12-15 nhân viên thuộc cấp. Còn khi nhân viên thuộc cấp làm những công việc phức tạp thì một nhà quản trị chỉ nên có tối đa 3-4 nhân viên thuộc cấp. Ví dụ một công ty có khoảng gần 5.000 nhân viên sẽ được bố trí theo tầm hạn sau: 

Nguồn:TS. Hà Văn Hội (Quantri.vn biên tập và hệ thống hóa)

1. Chiến lược và cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức cần phải phù hợp với chiến lược kinh doanh mà tổ chức theo đuổi thì mới mang lại hiệu quả cao. Hơn nữa cơ cấu tổ chức và chiến lược tổ chức cần phải thích ứng nhanh với các yếu tố môi trường bên ngoài.  Do vậy, tổ chức có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Chẳng hạn, khi phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và ngày càng nhiều khách hàng, một số công ty chọn chiến lược tối thiếu hóa chi phí. Do công ty này cung cấp sản phẩm dịch vụ mang tính tiêu chuẩn hóa cao nên họ có thể giảm được chi phí sản xuất và đưa ra mức giá thấp hơn đối thủ cạnh tranh. Theo đuổi chiến lược này, công ty sẽ có lợi từ việc tiêu chuẩn hóa sản phẩm sản xuất ra . Vì vậy, cơ cấu tổ chức phù hợp nhất với tổ chức này là cơ cấu tổ chức cơ họ. Với cơ cấu tổ chức này, tổ chức có thể kiểm soát chặt chẽ các chi phí trong các hoạt động hiện tại của tổ chức

2. Quy mô và cơ cấu tổ chức

Khi lựa chọn cơ cấu tổ chức, quy  mô tổ chức cũng cần phải được quan tâm vì nó ảnh hưởng đáng kể đến cơ cấu tổ chức.

Tổ chức có quy mô lớn thường có xu hướng chuyên môn hóa, có nhiều cấp quản lý, nhiều luật lệ và quy định; bộ phận hóa cao hơn các tổ chức có quy mô nhỏ.

Tuy nhiên, sự ảnh hưởng của quy mô tổ chức tới cơ cấu tổ chức trở nên ít quan trọng hơn khi tổ chức này được mở rộng.

Chẳng  hạn, một tổ chức có quy mô lớn (khoảng 500 người) thường có cơ cấu tổ chức theo mô hình tổ chức cơ họ. Thêm một số lượng người nữa (100 người) cũng không có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức này.

Mặt khác, nếu một tổ chức có quy mô vừa hoặc nhỏ (80 người) thì việc thêm một số lượng nhân viên nữa (khoảng 30 người) có thể sẽ làm cho tổ chức này có xu hướng có cơ cấu mang tính cơ học hơn.

3. Công nghệ và cơ cấu tổ chức:

Công nghệ bao gồm quá trình sử dụng trí tuệ và máy móc  nhằm chuyển các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra phục vụ khách hàng của tổ chức. Nói cách khác, công nghệ là sự kết hợp của các nguồn lực, kiến thức, kỹ thuật để sản xuất ra sản phẩm dịch vụ đầu ra cho tổ chức.

Qua nhiều nghiên cứu về mối quan hệ giữa công nghệ và cơ cấu tổ chúc, các nhà nghiên cứu đã lấy mức độ thông lệ của công nghệ để phân biệt các công nghệ với nhau. Công việc hay nhiệm vụ mang tính thông lệ cao thường gắn với những cơ cấu tổ chức mang tính bộ phận hóa cao và có nhiều cấp quản lý, mức độ chính thức hóa trong các quan hệ công việc cũng cao. Để đánh giá mức độ thông lệ của những nhiệm vụ công việc, người ta có thể dựa vào bản mô tả công việc và các tài liệu chính thức hóa khác. Cuối cùng, người ta đã tìm ra mối quan hệ khá chặt chẽ giữa cơ cấu tổ chức và tập quyền. Những công nghệ mang tính thông lệ cao thường gắn với những cơ cấu tổ chức tập quyền. Ngược lại, công nghệ không mang tính thông lệ cao, tức là những công nghệ này dựa rất nhiều vào kiến thức và hiểu biết của các chuyên gia chuyên ngành và thường gắn với những tổ chức trao quyền.

4. Môi trường và cơ cấu tổ chức:

Môi trường tổ chức bao gồm các yếu tố con người, những tổ chức khác, và các yếu tố kinh tế ảnh hưởng tới các hoạt động của tổ chức. Môi trường của tổ chức có thể được chia thành hai cấp độ: môi trường chung và môi trường nhiệm vụ. Môi trường chung bao gồm các yếu tố về văn hóa, chính trị, kinh tế, luật pháp. Môi trường nhiệm vụ bao gồm những cá nhân, nhóm tổ chức ảnh hưởng tới tổ chức. Chẳng hạn như các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà phân  phối, hay các cơ quan luật pháp... Những yếu tố kinh tế trong môi trường nhiệm vụ bao gồm tỷ lệ lãi suất, tỷ lệ thất nghiệp, và các yếu tố thuộc về thương mại quốc tế.

Môi trường có những ảnh hưởng khác nhau tới những tổ chức khác nhau. Có những tổ chức có môi trường ổn định, nghĩa là rất ít các yếu tố/lực lượng của môi trường tổ chức này thay đổi. Chẳng hạn như: không có đối thủ cạnh tranh mới, không có sự đột phát của công nghệ do những đối thủ cạnh tranh hiện tại thực hiện.

Ngược lại, có những tổ chức lại phải đối đầu với môi trường luôn thay đổi và rất năng động. Chẳng hạn, các quy định, luật pháp do chính phủ đưa ra thay đổi sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty, hay sự khó khăn trong công việc thu mua nguyện vật liệu và sự thay đổi về thị hiếu khách hàng. Trên thực tế, môi trường của tổ chức luôn luôn thay đổi, do vậy, cấp quản lý của tổ chức cần phải cố gắng giảm tối đa sự tác động của môi trường tới hoạt động của tổ chức. Một trong những cách để giảm những biến động này là điều chỉnh cơ cấu tổ chức.

Để xem xét tác động của môi trường đến cơ cấu tổ chức, ta có thể xem xét mức độ bất định của môi trường. Sự bất định của môi trường xảy ra khi nhà quản lý có ít thông tin về các yếu tố của môi trường và ảnh hưởng của những yếu tố này tới tổ chức. Sự bất định của môi trường xuất phát từ sự phức tạp và sự biến động của thị trường. Sự phức tạp của môi trường là số lượng những yếu tố của môi trường cản trở sự ra quyết định của tổ chức. Sự biến động của môi trường là mức độ mà những yếu tố của môi trường thay đổi.

Những đặc điểm và sự bất định của môi trường là những yếu tố quan trọng giải thích cho chiến lược, cơ cấu và những hoạt động của tổ chức. Những đặc điểm của môi trường ảnh hưởng tới những nhận thức của các nhà quản lý về môi trường, tiếp theo đó là ảnh hưởng tới việc nhà quản lý sẽ điều chỉnh cơ cấu tổ chức như thế nào cho phù hợp với môi trường. Trong  môi trường phức tạp và luôn luôn biến động, cơ cấu hữu cơ có xu hướng phù hợp và thích nghi nhanh hơn với môi trường.

Với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng như hiện nay, tổ chức cần phải phản ứng và thích nghi nhanh với sự thay đổi đó, một trong những yếu tố mà tổ chức cần phải thay đổi là thay đổi cơ cấu tổ chức. Với cơ cấu tổ chức quan liêu, những người quản lý trong doanh nghiệp khó có thể nắm bắt và đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng và phức tạp của thị trường và khách hàng bởi lẽ với cơ cấu tổ chức như vậy thì tốc độ xử lý thông tin rất chậm chạp, nhân viên bị gò bó trong khuôn khổ các quy định và luật lệ của công ty nên họ khó có thể phát huy tính sáng tạo trong công việc. Chính vì vậy mà mức độ linh hoạt của những công ty có loại cơ cấu này là kém. Xu  hướng hiện nay của các công ty là chuyển tử cơ cấu tổ chức quan liêu có nhiều cấp quản lý sang cơ cấu có ít cấp quản lý, nhưng một người quản lý có thể quản lý một số lượng nhân viên lớn hơn nhiều, những người quản lý trung gian và nhân viên được trao quyền, được tham gia vào quá trình ra quyết định liên quan đến công việc của họ và các vấn đề của tổ chức khi cần thiết. Cơ cấu tổ chức theo đội, nhóm, cơ cấu mạng lưới là những cơ cấu mới sẽ được nhiều công ty lựa chọn để thiết kế tổ chức của mình trong tương lai.

Giáo trình Hành vi tổ chức 
Chủ biên: PGS.TS. Bùi Anh Tuấn
  PGS.TS. Phạm Thúy Hương

  (quantri.vn biên tập và số hóa)