3.3 · Cung cấp context cho Cowork

Mở đầu: Repetition là friction ẩn

• "Tôi làm ở phòng Finance, team 5 người"
• "Boss tên Mai, CFO. Team gồm Nam (Lead), Hoa (Analyst), tôi..."
• "Deliverables thường lưu ở Drive /finance/deliverables/"
• "Prefer metric units"
• "Ask before deleting anything"
• "Draft trong .docx, final trong PDF"
• "Ton casual-professional, không quá formal"

Nếu bạn làm 20 task/tuần, đó là 20 lần lặp lại cùng context. Đây là friction ẩn ăn mòn giá trị Cowork.

Giải pháp: Cowork có 3 tầng context để bạn "teach it once, use forever":

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                         │
│   🌐 GLOBAL Instructions     (who you are — everywhere) │
│           ▲                                             │
│           │ apply to every task                         │
│                                                         │
│   🏢 PROJECT Instructions    (department-specific)      │
│           ▲                                             │
│           │ apply to tasks trong folder đó              │
│                                                         │
│   📁 FILES in folder         (living documents)         │
│                              (glossary, notes, memory)  │
│                                                         │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Bài này dạy bạn cấu hình cả 3 tầng.

Tầng 1: Project — Context cho 1 workspace

Project là gì?

Một Project là một named workspace, backed by một folder thật trên máy bạn, với:

• Instructions persist vào mọi task trong project
• Memory scoped tới project (không leak sang workspace khác)
• Connectors có thể bật/tắt theo project
• Xuất hiện trong Cowork sidebar để truy cập nhanh

Projects trong Cowork vs Projects trong Chat

Nếu bạn đã dùng Projects trong Chat, Cowork Projects có vài điểm khác:

Cowork project là project task-oriented, live trên máy bạn.

3 cách tạo project

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                     │
│   1. Start from scratch                             │
│      Tạo mới — chọn folder rỗng, đặt tên           │
│                                                     │
│   2. Import from Chat project                       │
│      Files + instructions chuyển sang               │
│      (sync one-way từ Chat)                         │
│                                                     │
│   3. Wrap existing folder                           │
│      Có folder sẵn → convert thành project          │
│                                                     │
└─────────────────────────────────────────────────────┘

Đa số use cases thực tế dùng option #3 — bạn đã có folder work, giờ wrap nó thành project để add instructions + memory.

Tạo project trong Cowork sidebar

┌─────────────────────────────────────┐
│   COWORK SIDEBAR                    │
│                                     │
│   🏠 Home                           │
│   📋 Recent tasks                   │
│                                     │
│   ▼ PROJECTS                        │
│     📁 Finance Q1 Close             │
│     📁 Marketing Spring Launch      │
│     📁 Executive Assistant          │
│     📁 Research Dept                │
│                                     │
│     + New project                   │
└─────────────────────────────────────┘

Click + New project → chọn folder → đặt tên → done.

Tầng 2: Instructions panel — Context cho project

Khi vào một project, sidebar bên phải có section Instructions. Đây là chỗ context cho project đó sống.

Cơ chế: file CLAUDE.md

Khi bạn nhập Instructions, Cowork auto-tạo file CLAUDE.md trong folder. Đây là plain markdown, human-readable, editable cả qua Cowork lẫn manually.

📁 finance-q1-close/
├── 📄 CLAUDE.md             ← Instructions của project
├── 📁 january/
├── 📁 february/
├── 📁 march/
└── 📊 reconciliation-template.xlsx

Khi nào CLAUDE.md được đọc?

Mọi task bạn start trong project đó. Claude đọc CLAUDE.md trước khi đọc bất kỳ file nào khác. Instructions này là "system prompt" theo context folder.

Những gì nên đưa vào Instructions

Dưới đây là các nhóm context tend to be useful:

1. Who's involved — Danh sách người

Team

• Mai (CFO) — approver cho tất cả reconciliation
• Nam (Finance Lead) — lead technical, dùng metric units
• Hoa (Analyst) — backup cho Nam
• Huy (Controller) — month-end close owner

Khi tôi nói "send to Mai", có nghĩa là Mai với email mai@company.com.

#### 2. 📍 Where things live — Paths & locations

Locations

• Contracts: ./contracts-active/
• Templates: ./contract-templates/
• Reports archive: Google Drive /finance/archive/2025/
• Month-end close: ./monthly-close/[YYYY-MM]/

Output mặc định: save vào subfolder deliverables/ của project.

#### 3. 📄 Output preferences — Format defaults

Output preferences

• Drafts: .docx
• Finals: PDF
• Data: .xlsx (không .csv trừ khi tôi yêu cầu)
• Presentations: .pptx, landscape orientation
• Code: Python với type hints

Cite source cho mọi số liệu (format: [filename, sheet, cell] hoặc [doc, page]).

#### 4. ⚖️ Project-specific rules — Quy tắc nghiệp vụ

Business rules

• Tất cả reconciliation dùng tolerance ±2 business days
• Unmatched > $500 → flag High priority
• Metric units throughout (VND, not USD trừ khi source là USD)
• Date format: YYYY-MM-DD
• Number format: Vietnamese locale (1.000.000 thay vì 1,000,000)

Ask before deleting anything — không bao giờ silent delete.

### Format đề xuất — template sẵn dùng

Copy structure này làm khởi đầu cho mọi project CLAUDE.md:

Purpose

[1-2 câu mô tả folder này để làm gì]

Team

• [Name] ([Role]) — [email nếu cần]

Locations

• [Subfolder 1]: [purpose]
• [Subfolder 2]: [purpose]

Output preferences

• Format default: [...]
• Save location: [...]

Business rules

• [Rule 1]
• [Rule 2]

How to work here

• Tone: [casual-professional / formal / etc.]
• Ask before: [delete / send email / schedule meeting]
• Always: [cite sources / check units / flag unsure items]

### Đừng stress — không cần polished

> 💡 **Mẹo:** CLAUDE.md không cần polished. **Vài dòng cũng đủ.** Effect: shorthand starts working.
> 
> Một khi Instructions nói who's who và where things are, *"send this to the client"* và *"file it where Q3 report went"* có nghĩa cụ thể. Không cần re-explain mỗi lần.

### Edit qua Cowork luôn được

Bạn không cần mở CLAUDE.md bằng text editor. Gõ vào Cowork:

> *"Add to CLAUDE.md: Nam prefer metric, Hoa prefer imperial. Default to metric, chỉ dùng imperial khi assign cho Hoa."*

Cowork edit file luôn, file lưu ngay. Bạn có thể review sau.

### Subfolder có CLAUDE.md riêng

Nếu bạn có project lớn với nhiều subfolder khác nhau, mỗi subfolder có thể có CLAUDE.md riêng:

📁 research-dept/ ├── 📄 CLAUDE.md ← Project-level (department general) ├── 📁 papers/ │ └── 📄 CLAUDE.md ← "How to handle academic papers" ├── 📁 interviews/ │ └── 📄 CLAUDE.md ← "How to process interview transcripts" └── 📁 market-intel/ └── 📄 CLAUDE.md ← "Which sources are trusted"

Claude stacks these — đọc root CLAUDE.md, rồi CLAUDE.md của subfolder đang work. Subfolder's rules override when conflict.

---

Tầng 3: Files in folder — Living documents

Claude đọc mọi file trong folder khi task chạy. Ngoài CLAUDE.md, bạn có thể duy trì living context files:

Pattern 1: Running notes

📁 project/
├── 📄 CLAUDE.md
├── 📄 notes.md        ← Claude update khi có thông tin mới

Trong CLAUDE.md:

Notes file

Tôi có file notes.md trong folder này. Khi tôi nói "add to notes", hoặc khi bạn phát hiện thông tin đáng remember cho task sau, append vào notes.md với timestamp [YYYY-MM-DD].

Giờ trong bất kỳ task nào:

> *"Add what we just covered to my notes file."*

Cowork append vào notes.md. File này trở thành **memory shared** xuyên tasks.

### Pattern 2: Glossary

📁 project/ ├── 📄 CLAUDE.md ├── 📄 glossary.md ← Định nghĩa terms/acronyms công ty

Trong glossary.md:

• ACV — Annual Contract Value
• TPS — Transaction Per Second (metric team Engineering)
• PRP — Product Review Process — bi-weekly checkpoint
• Yellow flag — internal code cho deals cần CFO approval

Mỗi khi task chạm tới term đó, Claude hiểu đúng ngữ cảnh.

### Pattern 3: Templates

📁 project/ ├── 📄 CLAUDE.md ├── 📁 templates/ │ ├── weekly-brief-template.md │ ├── invoice-template.xlsx │ └── pitch-deck-template.pptx

Trong CLAUDE.md:

Templates

Khi tôi yêu cầu weekly brief, use templates/weekly-brief-template.md làm structure starting point.

### Lợi ích của living documents vs Instructions

| Instructions (CLAUDE.md) | Living files (notes, glossary) |
|--------------------------|-------------------------------|
| Static, ít update | **Dynamic, grow over time** |
| High-level rules | Specific facts, examples |
| "How to work" | "What's relevant" |
| You curate | **You + Claude co-maintain** |

---

Tầng 0: Global Instructions — AI Operating System

Có thứ context không đổi giữa các projects:

• Bạn là ai, làm gì
• Communication style bạn thích
• Non-negotiables personal
• Standing rules ("luôn ask before deleting")

Đây là chỗ Global Instructions tỏa sáng.

Tìm ở đâu

Settings → Cowork → Global Instructions (hoặc trong Chat mode cũng có mục tương tự).

5 sections essential cho Global Instructions

Template "AI Operating System" cực mạnh cho cá nhân:

1. IDENTITY

Tôi là [role], làm việc tại [company]. Công ty tôi làm về [industry + product]. Responsibilities chính: [list]. Đối tượng chính tôi phục vụ: [customers/users].

2. COMMUNICATION STYLE

• Tone: [direct / warm / analytical / ...]
• Độ dài: [concise / detailed]
• Disagree với tôi khi có ground — đừng validate mù
• Khi unsure, flag; đừng fabricate
• Dùng [English / Vietnamese / mix] — technical terms giữ English

3. GOALS & PRIORITIES (current quarter)

• Goal 1: [specific, measurable]
• Goal 2: [...]
• Focus area: [area of current attention]

4. DAILY SCHEDULE & NON-NEGOTIABLES

• Deep work block: [time range]
• Meetings default: [day/time]
• Non-negotiables: [workout, family dinner, religious time...]
• Timezone: [VST / EST / ...]

5. AVOIDANCES

Đừng bao giờ:

• Đề xuất việc trong [time blocks]
• Dùng tone [avoidance — vd: sycophantic, corporate buzzword]
• Output [format avoidance — vd: quá nhiều emoji, bullet lists khi prose phù hợp]
• Làm gì [explicit avoidance]

### Ví dụ cụ thể

IDENTITY

Tôi là Finance Manager tại TechCorp (B2B SaaS, ~200 employees, series B). Responsibilities: month-end close, budget planning, variance analysis, investor reporting.

COMMUNICATION STYLE

• Tone: direct, không sugarcoat. Nói "tôi nghĩ X sai" là OK.
• Độ dài: ngắn gọn default, expand khi tôi ask.
• Disagree với tôi công khai — tôi cần "devil's advocate".
• Vietnamese conversation, English cho financial terms (EBITDA, OKR...).

GOALS & PRIORITIES (Q1 2026)

• Close Q4 books by Jan 20
• Build rolling 18-month forecast model
• Prep for Series C (target: close by April)

DAILY SCHEDULE

• Deep work: 9-11am (không interrupt trừ khẩn)
• Meetings: 2-5pm
• Non-negotiables: gym 6-7am, dinner với gia đình 7pm

AVOIDANCES

• Không đề xuất việc ngoài 8am-6pm VST
• Không generic corporate speak — "leverage synergies" = tránh
• Không flatter ("great question!") — vào thẳng answer
• Không silent make changes — always show diff khi edit files

### Tác động

Sau khi set Global:

- Mọi conversation (Chat + Cowork) auto-reference context này
- Cowork khi suggest schedule → tự tránh gym time
- Feedback Cowork đưa ra → direct thay vì diplomatic
- Technical output → đúng convention của bạn

### Test Global đã work

Trong Chat (hoặc Cowork không folder), hỏi:

> *"Tell me what you know about me."*

Response nên touch vào role, communication style, current goals. Nếu vague → update Global.

---

Context stacking — Cách 3 tầng kết hợp

Khi bạn chạy 1 task trong project, Claude đọc theo thứ tự:

┌─────────────────────────────────────────────────┐
│                                                 │
│  Task start  ─────────────────────┐             │
│                                   ▼             │
│  1. Load Global Instructions  ◄───┤             │
│     "Ai bạn là, prefs"            │             │
│                                   │             │
│  2. Load Project CLAUDE.md    ◄───┤             │
│     "Project này làm gì"          │             │
│                                   │             │
│  3. Load subfolder CLAUDE.md  ◄───┤ (if any)    │
│     "Subfolder-specific rules"    │             │
│                                   │             │
│  4. Scan files in working dir ◄───┤             │
│     "What data/context here"      │             │
│                                   │             │
│  5. Read user's prompt        ◄───┘             │
│     "Task to do"                                │
│                                                 │
│  → Execute with all layers stacked              │
└─────────────────────────────────────────────────┘

Priority khi conflict

Nếu Global nói "default metric" nhưng Project nói "dùng imperial cho folder này", Project wins (closer scope).

Hierarchy tương tự CSS cascade: more specific > less specific.

Specificity cao ──────────────► Specificity thấp
Subfolder CLAUDE > Project CLAUDE > Global > user's prompt hint

Bảng so sánh: 3 tầng context

Ví dụ theo ngành — Setup context stack

Sales Rep

Global:

Tôi là AE tại SalesTech Inc. Quota $1.2M ACV/năm.
Communication: direct, action-oriented. 
Avoid buzzwords. Time zone VST.

Project sales-pipeline/ CLAUDE.md:

Purpose

Track & close deals trong pipeline hiện tại.

Deals structure

Mỗi deal là 1 subfolder: [company-name]/

• email-thread/
• · CRM-exports/
• · proposals/

Output defaults

• Call prep: 1-page .md
• Proposal: .docx + PDF
• Email drafts: Gmail draft (không auto-send)

Rules

• Pull context từ Salesforce connector
• Flag deals stuck >30 days

**Files:**
- `playbook.md` — "our sales methodology"
- `objection-handlers.md` — common objections + responses
- `pricing-guide.md` — current pricing tiers

**Result:** Prompt `"prep call với AcmeCorp"` → Cowork biết ngay dùng playbook, format briefing, check Salesforce.

### 💰 Finance Analyst — Deep Setup

**Global:**

Tôi là Finance Analyst tại TechCorp. Focus: month-end close, variance analysis. Disagree khi tôi sai về numbers. VN locale: 1.000.000 VND format. English technical terms.

**Project `monthly-close/` CLAUDE.md:**

Purpose

Automate & streamline month-end close process.

Workflow

Mỗi tháng: subfolder [YYYY-MM]/

• raw-data/ (ERP exports, bank statements)
• · reconciliation/ (matched/unmatched output)
• · reports/ (variance reports)

Business rules

• Tolerance matching: ±2 business days, ±$50
• Unmatched > $500: flag HIGH
• Unmatched > $5000: flag CRITICAL, email CFO
• Revenue recognition: ASC 606

Output

• Recon: .xlsx với 3 sheets
• Variance: .docx với exec summary
• Draft email: Gmail draft only

**Files:**
- `gl-chart-accounts.md` — chart of accounts
- `glossary.md` — internal abbreviations
- `last-month-recon.xlsx` — reference for structure

**Result:** Monthly close task từ 5 ngày → 2 ngày sau setup này.

### ⚖️ Legal Counsel

**Project `contracts-review/` CLAUDE.md:**

Purpose

Review vendor/customer contracts against templates + regulations.

Structure

• /active/ (contracts under review)
• /templates/ (approved templates)
• /regulations/ (current regs to check against)
• /precedents/ (past deals, anonymized)

Rules

• Flag ALL deviation from template, severity-rated
• Check jurisdiction: Vietnam commercial law primary, add international clause riêng
• Output: review.docx with rating matrix
• Never send to counterparty — always I review first

Specific risks để flag

• IP assignment (especially software)
• Limitation of liability caps
• Indemnification scope
• Termination for convenience

---

Verify context đang hoạt động

Sau khi setup context, test bằng prompt đơn giản trong project:

Test #1: What do you know about me?

Tell me what you know about how I work here.

Response nên mention:

• Project purpose
• Team members (nếu đã add)
• File organization
• Key rules

Nếu response vague → CLAUDE.md thiếu info.

Test #2: Task với implicit context

Send draft của proposal mới nhất cho Mai.

Cowork nên:

• Tự tìm "latest proposal" trong folder
• Biết Mai là ai (từ CLAUDE.md team section)
• Draft email (không send) qua Gmail connector
• Output format đúng (nếu CLAUDE.md specify)

Nếu nó hỏi "Mai là ai?" → CLAUDE.md thiếu team context.

Test #3: Hit thử rules

Nếu CLAUDE.md có rule "ask before deleting", thử:

Clean up unused files in this folder.

Cowork nên hỏi confirmation trước khi delete. Nếu nó delete thẳng → rule chưa "bite".

Anti-patterns khi setup context

CLAUDE.md quá dài, stream-of-consciousness

Triệu chứng

2000 dòng CLAUDE.md với mọi thứ từ history công ty đến joke nội bộ.

Tại sao sai

Mỗi dòng trong CLAUDE.md tốn context window. Dài = slow, dilute signal.

Cách đúng

Vài trăm dòng max, structured sections, chỉ essential. Chi tiết → file riêng (glossary.md, playbook.md).

Copy-paste Global Instructions giữa users

Triệu chứng

Dùng template AI Operating System của người khác y nguyên.

Tại sao sai

Global nên personal với bạn. Copy-paste → signal generic.

Cách đúng

Dùng template làm skeleton, fill bằng specifics của bạn.

Update CLAUDE.md hiếm, drift với reality

Triệu chứng

CLAUDE.md setup 6 tháng trước, Mai đã nghỉ việc, team thay đổi, CLAUDE.md vẫn reference Mai.

Tại sao sai

Stale context → wrong decisions.

Cách đúng

Review CLAUDE.md monthly. Bật alarm mỗi đầu tháng 5 phút review.

Không dùng living files

Triệu chứng

Chỉ CLAUDE.md, không có notes.md, glossary.md.

Tại sao sai

Missing chance để build knowledge base. Mỗi task là 1 session mới không có memory.

Cách đúng

Pattern "add to notes" — Cowork append learnings vào file. Qua tháng, bạn có living playbook.

Instructions mâu thuẫn giữa Global và Project

Triệu chứng

Global nói "always concise", Project nói "detailed analysis required". Cowork confused.

Tại sao sai

Project wins (closer scope), nhưng ambiguity có thể leak.

Cách đúng

Khi viết Project rules, explicit override Global: "Trong project này, output detailed bất chấp Global concise preference".

Re-explaining trong mọi prompt dù có CLAUDE.md

Triệu chứng

Prompt luôn prefix "Nhớ rằng tôi là Finance, team tôi có Mai..."

Tại sao sai

Dấu hiệu CLAUDE.md chưa work. Đang double-loading.

Cách đúng

Test context (Test #1-3 trên). Fix CLAUDE.md rồi TRUST nó. Prompt ngắn gọn task-level.

Mẹo nâng cao

Mẹo 1: Phân biệt "stable context" vs "task context"

┌──────────────────────────────────────────────────┐
│                                                  │
│   STABLE context (→ CLAUDE.md)                   │
│   Team, rules, preferences, tools                │
│   Đổi chậm, áp dụng rộng                         │
│                                                  │
│   TASK context (→ prompt itself)                 │
│   Task hiện tại cần làm gì                       │
│   Unique per task                                │
│                                                  │
└──────────────────────────────────────────────────┘

Đừng đưa task-specific vào CLAUDE.md. Ví dụ: "This week focus on Vendor X" không nên vào CLAUDE.md — nó là task-level.

Mẹo 2: Save successful prompts thành templates

Prompt tốt cho task lặp đi lặp lại → save vào file trong folder:

📁 project/
├── CLAUDE.md
└── 📁 prompts/
    ├── weekly-status-prompt.md
    ├── monthly-close-prompt.md
    └── quarterly-review-prompt.md

Khi cần, paste prompt. Consistency across runs.

Mẹo 3: CLAUDE.md là doc sống — edit với Cowork

Phát hiện Cowork consistently miss một rule?

Add to CLAUDE.md a rule: when generating SQL queries, always use snake_case for column aliases.

Cowork edit luôn, bạn verify sau. Faster than opening IDE.

Mẹo 4: Versioning CLAUDE.md qua git

Nếu project trong git repo:

git log CLAUDE.md

git pull  # Teammate's CLAUDE.md update ported tới bạn

CLAUDE.md trở thành shared team context file.

Mẹo 5: Subfolder CLAUDE.md cho specialization

📁 marketing/
├── CLAUDE.md                  (general marketing rules)
├── 📁 social/
│   └── CLAUDE.md             (social-specific: tone, hashtags, platforms)
├── 📁 email/
│   └── CLAUDE.md             (email-specific: subject line rules, CTA)
└── 📁 content/
    └── CLAUDE.md             (content-specific: SEO, structure)

Task trong social/ subfolder stack rules của social/ onto marketing general.

Áp dụng ngay

Bài tập 1: Create project đầu tiên (~10 phút)

Bước 1

Lấy 1 folder bạn active work với (ví dụ: folder project hiện tại)

Bước 2

Trong Cowork sidebar → + New project → wrap folder

Bước 3

Vào Instructions panel, viết CLAUDE.md ngắn:

Purpose

[1-2 câu]

Team

• [Name] ([Role])

Output preferences

• [Default format]

Rules

• [1-2 rules quan trọng]

**Bước 4:** Save. Check folder — file `CLAUDE.md` đã xuất hiện.

**Bước 5:** Test bằng prompt:

Tell me what you know about how I work in this project.

**Ghi lại:**
- Response có accurate không? ☐ Có ☐ Không
- Missing context gì? ____________________

### Bài tập 2: Setup Global Instructions (~15 phút)

**Bước 1:** Settings → Cowork → Global Instructions

**Bước 2:** Dùng template 5 sections từ bài này:

- Identity
- Communication style
- Goals & priorities (hiện tại)
- Daily schedule & non-negotiables
- Avoidances

**Bước 3:** Fill in bằng specifics của bạn (15 phút — đây là best-spent 15 phút của bạn với Cowork).

**Bước 4:** Save.

**Bước 5:** Test trong **Chat mode**:

Tell me what you know about me.

### Bài tập 3 (optional): Add living files (~5 phút)

Trong project folder, tạo:

- `notes.md` — running notes
- `glossary.md` — terms/acronyms công ty

Update CLAUDE.md để reference 2 file này.

Lần task tới, thử:

Add to my notes file: [insight từ task vừa rồi]

---

Tóm tắt bài học

Tài liệu tham khảo

• Help Center: Organize tasks with Projects in Cowork
• AI Fluency course — Context design
• Claude.md best practices — Memory file patterns