3.5 · Scheduled Tasks — Tự động hóa theo định kỳ

Mở đầu: Công việc đến đúng giờ, không cần gõ

• 7:00 AM — Email của sếp đến: "Weekly priorities for you." Bạn còn đang pha cà phê, sếp chưa bật máy tính.
• 8:00 AM — Bạn mở laptop. Daily brief đã nằm sẵn: calendar hôm nay, 3 email cần reply, task top-priority.
• 9:00 AM — Slack notification: "Monthly reconciliation complete — 0 critical variances." Tháng này không cần reconcile thủ công.
• Mỗi thứ 6 15:00 — Weekly pipeline report landed tự động. Bạn review 15 phút trước khi meeting 4pm.

Không cái nào yêu cầu bạn gõ prompt. Tất cả là scheduled tasks — Cowork chạy skill bạn đã define, đúng giờ định kỳ.

Đây là chỗ Cowork biến từ "tool mạnh khi bạn dùng" thành "system chạy trong background".

Scheduled Task là gì?

Scheduled tasks chạy bất kỳ Cowork task nào tự động trên cadence bạn set — hourly, daily, weekly, monthly, hoặc custom.

Task có thể là:

• Một prompt bạn đã viết
• Một plugin skill (ví dụ /weekly-report)
• Một workflow bạn đã refine

Once you have something that works well, you can stop prompting for it each time.

┌────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                        │
│   MANUAL (you prompt every time)                       │
│                                                        │
│   Mon 8am: type "daily brief"                          │
│   Tue 8am: type "daily brief"                          │
│   Wed 8am: type "daily brief"                          │
│   ... (5× mỗi tuần, mãi mãi)                           │
│                                                        │
│           ↓ Convert to scheduled ↓                     │
│                                                        │
│   SCHEDULED (set once, runs forever)                   │
│                                                        │
│   Weekdays 7:55am → skill daily-brief runs             │
│   → briefing landed ở inbox/folder 8am                 │
│                                                        │
└────────────────────────────────────────────────────────┘

Ví dụ ngắn gọn

Every Monday at 9am, pull my calendar and draft a weekly priorities email.

Đây là prompt natural language đủ cho Cowork set up scheduled task. Bạn không cần cron syntax, không cần code.

Set up một scheduled task

Cách 1: Trong conversation với /schedule

Trong bất kỳ Cowork conversation nào, gõ /schedule → Claude walk bạn qua:

1. Cadencemỗi bao lâu?
2. Folder contexttask chạy trong folder nào?
3. Outputở đâu, format gì?
4. Approval gateđây là step quan trọng.

Cách 2: Trong Scheduled Tasks area

Sidebar → Scheduled tab → + New scheduled task.

┌──────────────────────────────────────────────┐
│   COWORK SIDEBAR                             │
│                                              │
│   🏠 Home                                    │
│   📋 Recent tasks                            │
│   ⏰ Scheduled           ← đây               │
│   📁 Projects                                │
│   ⚙️  Customize                              │
└──────────────────────────────────────────────┘

Walk-through: Set up daily brief

Step 1 — Mô tả:

Tạo task chạy mỗi weekday 7:55am: Pull calendar hôm nay + emails priority (từ boss, clients) tối qua. Output: 1-page daily brief markdown trong folder executive-assistant/daily-briefings/.

Step 2 — Claude propose cadence:

Cadence đề xuất:
  • Every Monday-Friday
  • 7:55 AM local time (VST)
  • Timezone: Asia/Ho_Chi_Minh

Correct? [Y/N]

Step 3 — Claude propose skill call:

Skill to run: /daily-brief
Folder context: executive-assistant/
Output location: /daily-briefings/brief-{YYYY-MM-DD}.md

Approve?

Step 4 — Approval step:

⚠️ You're signing off on a task that will run repeatedly.

This task will:
  - Run automatically 5x/week
  - Use {connector_list}: Gmail, Google Calendar
  - Create new files in /daily-briefings/

Confirm & schedule? [Yes] [Cancel]

Step 5 — Confirmed. Task runs next cadence tick.

Approval step là gì và tại sao matter?

Một scheduled task chạy repeatedly, often unattended. Sai một lần prompt → sai 50 lần/tuần.

Approval gate giúp bạn catch:

• Wrong cadence (mỗi giờ thay vì mỗi ngày)
• Wrong folder (production thay vì sandbox)
• Wrong connectors (sends real email thay vì drafts)

30 giây review save hours debug sau.

Khi app đóng, máy sleep thì sao?

Câu hỏi thường gặp nhất về scheduled tasks. Rule đơn giản:

┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                      │
│   Tình huống               Behavior                  │
│                                                      │
│   💻 Desktop app OPEN      → Task runs on time       │
│                                                      │
│   🛌 Computer ASLEEP       → Task runs khi bạn wake  │
│      (app open, just sleep)   (với notification:     │
│                               "delayed by X time")   │
│                                                      │
│   ❌ App QUIT               → Task delayed             │
│                              → Runs khi app reopened │
│                                                      │
│   🔌 Computer OFF          → Task delayed             │
│                              → Runs khi bật lại + app │
│                                                      │
└──────────────────────────────────────────────────────┘

Thực tế: Most people are OK với this

Nếu bạn sit at computer during work hours, computer thường open. Laptop close/sleep overnight OK — morning briefs vẫn chạy khi bạn wake máy.

Khi nào bạn cần "true 24/7"?

• Task cần chạy khi bạn đang du lịch đi week
• Task chạy 3am khi laptop ở nhà đóng lại
• Team coordination khi bạn offline

Workaround:

• Một máy phụ (hoặc home server) để đó open 24/7
• Hoặc chờ Cowork Cloud scheduling (feature roadmap)

Hiện tại scheduled tasks là desktop-based automation, phù hợp most work patterns.

Quản lý scheduled tasks

Sidebar → Scheduled tab

┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│   SCHEDULED TASKS                                    │
│                                                      │
│   ⏰ Daily brief                                      │
│      Every weekday 7:55am                            │
│      Last run: 2026-04-18 7:55 ✓                     │
│      Next run: 2026-04-22 7:55                       │
│      [Run now] [Pause] [Edit] [Delete]               │
│                                                      │
│   ⏰ Weekly pipeline report                           │
│      Every Friday 3pm                                │
│      Last run: 2026-04-15 3:00 ✓                     │
│      Next run: 2026-04-22 3:00                       │
│      [Run now] [Pause] [Edit] [Delete]               │
│                                                      │
│   ⏸ Monthly close check                              │
│      Every 1st of month 6am        [PAUSED]          │
│      [Resume] [Edit] [Delete]                        │
│                                                      │
└──────────────────────────────────────────────────────┘

Các actions available

View past runs — Debug pattern

Click task → see history:

Task: Weekly Pipeline Report
Past 10 runs:

2026-04-15 3:00pm  ✓ Success (deck created, 12 slides)
2026-04-08 3:00pm  ✓ Success
2026-04-01 3:00pm  ⚠ Warning (CRM connector token expired, re-auth needed)
2026-03-25 3:00pm  ✓ Success
2026-03-18 3:00pm  ✓ Success
...

Nếu task failed/warning, click để xem reasoning + output. Fix issue → test "Run now".

Pattern cực mạnh: Skills + Schedules

Scheduled tasks và skills (học ở **Bài 3.4) compose naturally**:

┌────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                        │
│   SKILL encodes WHAT to do                             │
│     (step-by-step workflow, output format, rules)      │
│                                                        │
│               +                                        │
│                                                        │
│   SCHEDULE decides WHEN                                │
│     (cadence, time, context)                           │
│                                                        │
│               =                                        │
│                                                        │
│   AUTOMATION ENGINE                                    │
│     (work done for you, on time, every time)          │
│                                                        │
└────────────────────────────────────────────────────────┘

Ví dụ:

A briefing skill scheduled for 8am weekdays → the briefing is waiting every morning.

Không cần prompt, không cần nhớ, không cần trigger thủ công.

Nhưng bạn không nhất thiết phải có skill

Bạn có thể schedule any prompt directly:

Every Friday 4pm: Pull Slack #sales channel messages from the week, extract key deal updates, draft summary email to sales-leadership@company.com. Don't send

draft only."

Gõ vào /schedule → OK luôn. Không cần tạo skill trước.

Rule of thumb:

┌────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                    │
│   Simple prompt, chỉ 1 task      → Schedule direct │
│                                                    │
│   Complex workflow, lặp lại       → Skill first    │
│   nhiều variation (daily brief     → then schedule │
│   changes per context)                             │
│                                                    │
└────────────────────────────────────────────────────┘

Ví dụ theo ngành — Scheduled tasks thực chiến

Sales Manager

Task 1: Monday pipeline review

Every Monday 8am:
Pull từ Salesforce: deals closed last week, 
deals stuck >14 days, top 10 by ACV.
Email summary to sales team + me.

Task 2: Friday end-of-week

Every Friday 4pm:
Aggregate Slack #wins channel + Asana completed tasks.
Generate weekly digest markdown to project folder.

Kết quả: 2 giờ/tuần admin → 0 phút.

Finance Analyst

Task 1: Daily ERP sync check

Every day 6am:
Check ERP export file trong /daily-sync/.
If file newer than 24h: verify structure + report exceptions.
Draft email to Hoa nếu có anomalies.

Task 2: 1st of month reconciliation

Every 1st of month 6am:
Run /month-end-close skill.
Generate 3-sheet Excel + variance report.
Email draft to CFO (not send).

Kết quả: Month-end close 5 ngày → 2 ngày.

Marketing Manager

Task 1: Daily social monitoring

Every day 9am:
Pull Twitter mentions of brand + competitor brands.
Cluster sentiment. Flag anything viral or concerning.
Post summary to Slack #marketing-ops.

Task 2: Weekly competitor scan

Every Monday 10am:
Web search: 5 competitors' latest announcements, 
product launches, PR (past 7 days).
Output: competitor-intel-{week}.md với findings.

Kết quả: Competitive intelligence 1 ngày/tuần → 30 phút review.

Executive Assistant

Task 1: Morning brief (weekdays)

Every weekday 7:55am:
- Calendar hôm nay (meetings quan trọng flagged)
- Email priority từ VIP list (CEO, board, key partners)
- Slack DM pending response
- Top 3 tasks từ Asana

Email to executive @ 8am.

Task 2: Travel prep

Schedule custom: 24h before any trip-type calendar event.
Pull itinerary, hotel, flight details.
Compile single briefing doc.

Kết quả: Morning prep 2 giờ → 15 phút review.

Customer Support Lead

Task 1: Weekly ticket trend analysis

Every Monday 9am:
Pull Zendesk tickets từ past 7 days.
Cluster by category.
Flag new emerging issues.
Output weekly-trends-{YYYY-WW}.md for product team.

Kết quả: Ticket analysis 1 ngày → 30 phút.

Research Analyst

Task 1: Weekly literature monitoring

Every Thursday 2pm:
Search arXiv + Google Scholar for new papers 
matching keywords [industry + tech].
Filter by citation count + relevance.
Download PDFs → /papers-new/{YYYY-WW}/.
Generate summary with top 5.

Kết quả: Stay current without dedicating days.

Prompt templates cho scheduled tasks

Template 1: Morning brief

Every [day(s)] [time]:
Pull calendar hôm nay + email priorities overnight.
Output: 1-page brief trong /briefings/{YYYY-MM-DD}.md
Format: 
- Section 1: Calendar với meetings quan trọng flagged
- Section 2: Top 3 emails cần response
- Section 3: Slack DMs pending

Template 2: Weekly digest

Every [day] [time]:
Aggregate từ:
- Slack [channel] (top posts tuần qua)
- Asana [project] (completed tasks)
- [Tool] (completed items)

Output: weekly-digest-{YYYY-WW}.md
Tone: casual-professional, max 500 words.
Draft email to [recipient] — don't send.

Template 3: Monthly reconciliation

Every 1st of [frequency] [time]:
Run skill /[skill-name] for [previous period].
Generate [outputs].
Flag [criteria].
Draft notification to [stakeholder].

Template 4: Monitoring / anomaly detection

Every [time]:
Check [data source] for [condition].
If anomaly detected:
  - Flag với severity [High/Med/Low]
  - Notify via [channel]
  - Write to /alerts/{YYYY-MM-DD-HHMM}.md
If clean: just log.

Template 5: Competitor scan

Every [day] [time]:
Web search:
- Top N competitors' announcements past [period]
- Relevant industry news
- Funding/M&A activity (if applicable)

Output: intel-{YYYY-WW}.docx với structured findings.

Template 6: Content pipeline check

Every [day] [time]:
Check content folder /content-drafts/.
List files:
- Created >7 days không update
- Flagged "needs review"
- Missing metadata/tags

Output stale-content-{date}.md + email to content lead.

Template 7: Calendar prep

Every morning [time]:
Review today's calendar.
For each meeting:
  - Pull attendee info từ CRM/LinkedIn
  - Recent interaction history
  - Suggested talking points

Output: meeting-prep-today.md trong /daily-prep/

Template 8: Expense/document monitoring

Every day [time]:
Scan /expenses/ folder for new receipts.
Categorize by type.
Append to running expenses-{YYYY-MM}.xlsx.
Flag expenses > $[threshold] for manager review.

Anti-patterns khi dùng scheduled tasks

Schedule task chưa từng chạy thành công manual

Triệu chứng

Viết prompt, schedule ngay, never test manual first.

Tại sao sai

Nếu prompt hỏng khi chạy tay, hỏng x50 khi schedule. Debug scheduled task khó hơn live task.

Cách đúng:

1. Chạy manual 2-3 lần
2. Refine cho đến output đúng
3. THEN schedule

Schedule task gửi email thật (không draft)

Triệu chứng

"Every Friday, send email to team..."

Tại sao sai

Nếu Cowork generate sai nội dung → email sai đã send → clean up mess.

Cách đúng

Luôn draft only cho email scheduled. Bạn review → send thủ công.

Bad:  "... and send the email"
Good: "... and draft the email in Gmail — I'll review & send"

Schedule quá nhiều tasks

Triệu chứng

15 scheduled tasks running. Khó track, output overlap.

Tại sao sai

Cowork allocation limited. Scheduled overhead cộng dồn. Quality > quantity.

Cách đúng

Start với 2-3 scheduled tasks, battle-test 1 tháng, thêm gradually. Cap ~5-7 scheduled cho 1 user.

Không review past runs

Triệu chứng

Schedule set up, ignore forever. Token expired, task silently failing.

Tại sao sai

Broken automation worse than no automation — bạn trust output that's not updating.

Cách đúng

Monthly check past runs. 5 phút verify all schedules healthy.

Schedule với cadence quá tight

Triệu chứng

"Every 15 minutes, check Slack..."

Tại sao sai

Burn through allocation. Spam runs. Most tasks don't need 15-min granularity.

Cách đúng

Lower bound thực tế: hourly. Nếu task cần realtime → not scheduled task, cần event-triggered (future feature).

Hardcode dates/values trong prompt

Triệu chứng:

"Pull emails from 2026-04-19 for daily brief"  ← date hardcoded

Tại sao sai

Schedule chạy tomorrow, prompt vẫn ask about today.

Cách đúng

Dùng relative terms:

"Pull emails from yesterday overnight for daily brief"
"Pull data from past 7 days for weekly report"

Không match folder context

Triệu chứng

Schedule task ở folder A, expects output ở folder B, confusion.

Tại sao sai

Instructions dependency miss.

Cách đúng

Schedule task inside the project tương ứng. Cowork tự dùng project's folder context.

Mẹo nâng cao

Mẹo 1: Test cadence với "Run now" trước schedule

Sau khi set up, click Run now trong Scheduled panel. Xem output liền. Satisfied → bật schedule. Không satisfied → edit → test lại.

Mẹo 2: "Soft schedule" cho non-critical tasks

Không phải task nào cũng cần hard deadline. Dùng natural-language cadence:

• "Every morning" (Cowork chạy bất kỳ lúc nào 6am-10am)
• "Once a week" (Cowork pick day ít load nhất)

Ít pressure trên allocation, vẫn get outcomes.

Mẹo 3: Chain skills qua scheduled task

Scheduled task có thể gọi multiple skills tuần tự:

Every Monday 8am:
1. Run /pull-pipeline-data
2. Run /analyze-pipeline
3. Run /draft-pipeline-email
4. Output: email draft ready + analysis saved to folder

1 schedule trigger 1 chain of automations.

Mẹo 4: Delayed execution graceful — accept và inform

Khi máy sleep/app closed, task chạy sau. Cowork notify khi resume:

⏰ Your 'Daily Brief' task was scheduled for 7:55am but ran at 9:12am (app was closed). Output: /briefings/brief-2026-04-19.md

Accept this. Treat scheduled tasks như "eventually consistent" — work gets done, exact timing relaxed.

Mẹo 5: Dùng scheduled tasks với global instructions

Global Instructions (học ở **Bài 3.3**) cover preferences. Scheduled tasks tự honor them — ví dụ "avoid scheduling work outside 8am-6pm" sẽ block bạn set up 3am task.

Mẹo 6: Pause durante nghỉ phép

Trước kỳ nghỉ dài:

Scheduled Tasks → Select All → Pause

Quay về → Resume. Không có 2 tuần outputs chất đống.

Mẹo 7: Log schedule runs vào file

Trong skill prompt:

Append run log to /schedule-logs/{task-name}.md:
- Timestamp
- Input files/data scanned
- Key outputs
- Any errors

File này là audit trail — debug, show ROI, verify consistency.

Áp dụng ngay

Bài tập 1: Plan 3 candidate schedules (~5 phút)

Nhìn tuần làm việc vừa qua. List 3 recurring workflows bạn làm:

Bài tập 2: Set up first scheduled task (~10 phút)

Chọn task đơn giản nhất từ Bài tập 1.

Bước 1

Run it MANUAL trong Cowork 2-3 times. Refine prompt.

Bước 2

Khi output consistently good, gõ /schedule trong cùng conversation.

Bước 3

Follow walk-through để set cadence + folder + approval.

Bước 4

Test "Run now" button. Verify output.

Bước 5

Để schedule chạy 1 tuần, monitor.

Bài tập 3 (optional): Audit past runs (~3 phút)

Sau 1 tuần schedule chạy:

1. Sidebar → Scheduled → Click task
2. View last 7 runs
3. Questions: — All successful? Yes No — Output quality consistent? Yes No — Anything to tune? __________

Iterate → schedule improves.

Tóm tắt bài học

Tài liệu tham khảo

• Help Center: Schedule recurring tasks in Cowork
• Cowork use-case gallery
• AI Fluency course — Building automation habits