19.10 · Skills & Scheduled tasks — Tự động hóa Cowork

Mở đầu: Vì sao Skills là "multiplier" lớn nhất

Tim chỉ ra trong tutorial:

Tôi could just come and give it the same prompt again, or copy and paste the prompt, but it doesn't guarantee I'm going to get the same result. So what's better is if we actually tell Claude to wrap what it just did into a skill and we give it kind of a step-by-step process on what it is that we wanted to do.

Skill giải quyết 3 vấn đề:

1. Consistencychạy lần nào cũng ra output structure giống nhau
2. Speed/weekly-review thay vì 300 từ brief mỗi thứ Sáu
3. Sharabilityteam bạn dùng chung skill, không phải mỗi người tự prompt

Skill là transition từ "dùng Cowork" sang "build automation với Cowork". Đây là điểm phân biệt power user với casual user.

Skill là gì — Định nghĩa kỹ thuật

Tim giải thích rất đơn giản:

A skill is essentially just a markdown file and potentially references to scripts or other resources that allows Claude to repeatably do something.

Diễn đạt lại:

Skill = 1 folder chứa:
├── SKILL.md           ← required: metadata + workflow description
├── references/        ← optional: context files (guides, examples)
│   ├── brand-guide.md
│   └── style-examples.md
└── scripts/           ← optional: Python/shell scripts cho task kỹ thuật
    └── format-data.py

File SKILL.md — Anatomy

File SKILL.md có frontmatter (YAML ở đầu) + body (markdown workflow):

---
name: weekly-sales-review
description: Generate weekly sales review memo from CRM + Slack + files.
  Use when user says "weekly review", "sales summary", "Friday report".
---

When this skill runs

User triggers với /weekly-sales-review hoặc natural language "run weekly review" / "sales summary this week".

Workflow

Step 1: Gather data

• Pull deals từ HubSpot (last 7 days, closed/updated)
• Read Slack #sales-ops last 7 days
• Read /sales/forecasts/current-quarter.xlsx

Step 2: Analyze

• Group deals by: rep, segment, size
• Compare to prior week
• Identify top 3 insights

Step 3: Generate output

• Create weekly-review-YYYY-MM-DD.docx (1 page)
• Draft email to VP in Gmail (subject: "Weekly Sales Review: [date]")
• DO NOT send email — leave as draft

TL;DR

[3-bullet summary]

Top 3 insights

1. [Insight with $ impact]
2. ...
3. ...

Actions needed

[bullet list]

Parameters

None currently — uses current week automatically.

Rules

• Never expose individual rep performance publicly
• Always anonymize problem deals
• If data missing, flag explicit — don't guess

**Frontmatter required:**
- `name` — machine-friendly, kebab-case
- `description` — khi nào skill trigger (Cowork dùng để match)

**Body khuyến nghị:**
- Workflow step-by-step
- Output format (explicit)
- Rules/constraints
- Parameters (nếu có)

### Tại sao markdown?

Vì:
- **Human-readable** — bạn đọc hiểu, edit được
- **Portable** — skill file `.md` chạy trên Cowork, Claude Code, cả Agent SDK
- **Version-control-friendly** — git diff rõ ràng
- **AI-friendly** — Claude parse markdown tốt hơn JSON

Tim xác nhận:

> *"The skill format is actually an open standard. It doesn't just work across Claude, but it works across other tools like OpenAI's Codex or Google's Gemini."*

---

2 cách tạo skill

Cách 1: Qua Skill Creator (Cowork tự viết skill)

Cowork có built-in skill tên Skill Creator. Dùng khi:

• Bạn chưa quen format skill
• Task có nhiều step phức tạp
• Muốn iterate + test nhanh

Flow:

1. Bạn run task 1-2 lần thường (không skill)
2. Khi task ổn, gõ: "Turn this into a reusable skill that I can run anytime."
3. Cowork hỏi: — Tên skill — Parameters cần input từ user mỗi lần — Edge cases cần handle
4. Cowork viết skill file
5. Cowork test skill
6. Bạn review + "Copy to my skills"

Tim demo flight search:

I'm going to say: turn this into a repeatable, reusable skill that I could run anytime I want to search for flights. Let's not lock it into Dubai to Miami. Let's have it be any two cities. And when I run the skill, you ask me for the two cities and for the date range.

Cowork process 8-10 phút, generate skill với parameters [origin_city], [destination_city], [date_range], [class], [max_budget].

Cách 2: Viết tay (hand-write skill)

Dùng khi:

• Bạn đã quen format
• Task đơn giản (1-2 step)
• Muốn control tuyệt đối

Flow:

1. Mở text editor (VS Code, TextEdit, etc.)
2. Tạo folder skill: ~/.claude/skills/[skill-name]/
3. Tạo file SKILL.md với frontmatter + workflow
4. Add references/ nếu cần
5. Import vào Cowork: Settings > Customize > Skills > Add

Tim: "You can write it yourself. But generally describe what you want to do, test it, make sure it works, and then add it to the skills."

Ví dụ skill viết tay — morning-brief:

---
name: morning-brief
description: Daily morning brief for user, covering calendar,
  email priority, and pending tasks. Triggers at 7am or on-demand
  with "morning brief" / "daily brief".
---

Workflow

Step 1: Check calendar

• Pull today's events from Google Calendar connector
• Flag: meetings requiring prep, back-to-back blocks, potential conflicts

Step 2: Email priority

• Check Gmail last 12 hours
• Filter senders in /Users/[name]/preferences/vip-list.md
• Rank: URGENT (reply < 24h), IMPORTANT (this week), FYI

Step 3: Slack pending

• Check DMs unreplied > 6h
• Top 3 by timestamp

Step 4: Task reminders

• Read /Users/[name]/tasks/top-3.md

Step 5: Generate brief

Output format:

Subject: Brief DD/MM: N meetings, M urgent actions

Morning!

📅 Today
- [N] meetings. Key ones: [meeting A needing prep]
- Heads up: [conflict or back-to-back]

📧 Email (priority)
1. [Sender]: [subject] — [why urgent]
2. ...
3. ...

💬 Slack pending
- [Person]: awaiting response since [time]

✅ Tasks
- [Top 3]

Have a good day.

Parameters

None — uses "today" by default.

Rules

• Tone: succinct, bullet-heavy
• Length: 200-250 words total
• DRAFT only in Gmail — DO NOT send
• Save a copy to /Users/[name]/briefs/YYYY-MM-DD.md

Dài khoảng 60 dòng. Import vào Cowork. Xong.

---

Đặt tên skill đúng

Tên skill quan trọng vì:

• Bạn gọi bằng /skill-name
• Cowork match skill dựa vào description + name

Quy tắc đặt tên:

✅ Dùng:

• kebab-case: weekly-sales-review
• Verb-object: generate-report, analyze-data
• Specific enough: q-monthly-close > finance-task

❌ Tránh:

• Underscore: weekly_sales_review
• CamelCase: WeeklySalesReview
• Quá generic: report, analysis
• Quá specific: weekly-sales-review-for-acme-q3-2026

10 skill name mẫu:

• morning-brief — daily morning overview
• weekly-review — weekly team/department review
• monthly-close — finance month-end
• competitor-scan — monthly competitor intel
• account-prep — prep for sales/customer call
• content-repurpose — blog → multi-format
• feedback-synth — user feedback synthesis
• deck-drafter — PowerPoint from outline
• email-triage — inbox priority ranking
• vendor-check — vendor performance review

Skill với parameters

Skill không có parameters → hard-code, dùng 1 cách. Skill có parameters → reusable.

Ví dụ so sánh

Skill không params (rigid):

---
name: miami-dubai-flights
description: Search flights from Miami to Dubai under $3000
---

1. Search Google Flights Miami → Dubai
2. Business class
3. Budget < $3000
...

Chỉ dùng 1 kiểu.

Skill có params (flexible):

---
name: flight-search
description: Search flights between 2 cities with constraints.
  Ask user for: origin, destination, date range, class, budget.
---

Step 1: Ask user for parameters

If not provided in trigger, ask:

• origin_city (required)
• destination_city (required)
• date_range (e.g., "next 6 months")
• class (economy / business / first) — default: economy
• max_budget (USD)

Step 2: Search

• Use Google Flights
• Try 5-10 date combinations in range
• Parallel search nếu >5 combinations

Step 3: Output

...

Cách gọi:

/flight-search Miami Dubai "next 6 months" business 3000

Hoặc Cowork sẽ hỏi từng param.

### Best practice cho params

- **Required params** ở đầu
- **Optional params** với default value
- **Validate input** (budget > 0, date range valid)
- **Fail gracefully** nếu param sai format

---

Skills đã có sẵn (pre-built)

Cowork ship với một số skill mặc định. Vào Customize > Skills để xem:

Dùng các skill này làm base — combine với skill của bạn để multi-skill workflow.

Plugin system

Plugin = đóng gói skills + connectors + commands + sub-agents thành 1 unit phân phối.

Michaela announce trong webinar:

Today we're adding support for plugins. This will let you bundle skills, connectors, slash commands and sub-agents together. What this helps you do is turn Claude into a specialist for your role or your team or your company.

Ví dụ plugin "Sales Ops Starter":

Sales Ops Starter Plugin
├── Skills:
│   ├── weekly-review
│   ├── account-prep  
│   ├── deal-forecast
│   └── lost-deal-postmortem
├── Connectors (recommended):
│   ├── Salesforce/HubSpot
│   ├── Gmail
│   └── Slack
├── Commands:
│   ├── /weekly-review
│   ├── /prep-call [company]
│   └── /forecast
└── Sub-agents:
    └── competitor-scanner (background)

1 click install — team bạn có đầy đủ setup. Admin enterprise gate access per team.

Scheduled tasks — Cowork tự chạy theo lịch

Skills → trigger on-demand. Scheduled tasks → trigger theo cron.

Setup scheduled task — 2 cách

Cách 1: Qua UI

1. Sidebar > Scheduled
2. + New scheduled task
3. Form: — Name — Description (= brief) — Skill (optional — có thể ref skill: /weekly-review) — Frequency: hourly / daily / weekly / monthly — Time — Folder/Project để làm việc — Model (Opus / Sonnet / Haiku)

Cách 2: Qua natural language (Tim demo)

Tim gõ:

Add a scheduled task where we look for flights from Dubai to Miami for under $4,000 anytime in the next 9 months. Run this every day at 10:00 a.m. Dubai time.

Cowork:

1. Hiểu intent
2. Dùng built-in schedule skill
3. Tạo scheduled task
4. Timezone-adjust (Dubai 10am = Tim's local 2:04am)
5. Confirm — bạn bấm Schedule

Frequency options

Quản lý scheduled tasks

Sidebar > Scheduled
├── [Active] Morning brief — daily 7am
├── [Active] Weekly review — Friday 3pm
├── [Paused] Inventory check — Monday 8am
└── [Active] Monthly close — 1st 9am

Actions:

• Run now — test manually
• Pause — stop tự chạy, data giữ nguyên
• Edit — sửa brief, frequency
• Delete — xóa hoàn toàn

Điều kiện chạy scheduled task

Tim nhắc đi nhắc lại — quan trọng, đừng miss:

Claude Cowork only works when your computer is on. The Claude desktop app has to be open. Important thing with scheduled task again: Claude code has to be open and your computer has to be on. If it's not, then it is not going to run. So obviously that's not going to work well.

Nghĩa là:

• Máy ngủ lúc 7am → morning brief không chạy
• App Cowork quit → scheduled task không chạy
• Máy tắt cuối tuần → Saturday task không chạy
• Máy bật + app mở → chạy đúng giờ

Workaround

Mac:

caffeinate -d

Windows:

• Settings > System > Power & sleep > Sleep "Never" khi cắm điện
• Hoặc dùng app PowerToys → "Awake"

Thực tế: nếu scheduled task chạy trong giờ làm việc (9-5), không cần workaround — máy bật sẵn.

Alternative: Claude for work (cloud-hosted)

Version enterprise có thể chạy scheduled task trên cloud (không cần desktop bật). Tim hint:

Unlike OpenClaw if you're running on a virtual private server, Claude Cowork không tự động chạy background. [But OpenClaw (Anthropic's self-hosted Claude) can].

Nếu team bạn cần scheduled task 24/7, xem xét Claude for Work/Enterprise.

Combine Skill + Scheduled — Automation workflow

Đây là nơi Cowork trở thành "employee" của bạn.

Pattern 1: Daily morning routine

7:00am — /morning-brief scheduled
  → Email draft với brief
  → You wake up, have brief ready

7:30am — /email-triage scheduled
  → Classify inbox
  → Top priority flagged

8:00am — You review + action

Pattern 2: Friday closeout

Friday 3:00pm — 4 scheduled tasks parallel:
  /weekly-sales-review (for you)
  /weekly-team-update (for team Slack)
  /next-week-calendar-prep
  /expense-log-compile

Friday 3:30pm — You review all 4 outputs, edit, send

Pattern 3: Monthly close

1st of month 8:00am:
  /monthly-close-reconcile (Finance)
  /variance-analysis
  /vendor-performance-review
  /monthly-metric-dashboard-update

2nd of month:
  You review + commentary

Pattern 4: Ongoing monitoring

Hourly:
  /inventory-check — flag low stock

Daily 9am:
  /competitor-monitor — check websites
  /ticket-scan — support trend

Weekly Monday 8am:
  /data-quality-check — ETL pipeline health

Skill templates — 10 starter skills

Dưới đây 10 skill starter cho mọi role. Copy, adapt, import.

1. /daily-brief

Brief 7am hàng ngày.

2. /weekly-review

Review thứ Sáu.

3. /monthly-close

Close cuối tháng.

4. /email-triage

Phân loại inbox ưu tiên.

5. /meeting-prep

Chuẩn bị cho cuộc họp cụ thể.

6. /post-meeting-summary

Action items + follow-up sau họp.

7. /research-deep

Research 1 topic deep.

8. /content-repurpose

Blog → multi-format.

9. /competitor-scan

Monitor competitor.

10. /proposal-draft

Draft proposal cho client.

Chi tiết mỗi skill — dùng Cowork tạo bằng prompt:

Create a skill called /[skill-name] that does [description].

Input parameters: [list]
Workflow steps: [rough outline]
Output format: [description]
Rules: [constraints]

Save as skill, test it, iterate based on results.

Anti-patterns — Lỗi với Skills & Scheduled

Skill quá rigid, không params

Vấn đề

Skill hard-code values → chỉ dùng 1 trường hợp.

Fix

Design params từ đầu. Ví dụ: không phải miami-dubai-flight mà là flight-search [origin] [destination].

Skill-ify task chỉ chạy 1-2 lần

Vấn đề

Overhead tạo skill > value tiết kiệm.

Fix

Skill-ify task chạy ≥ 3 lần/tháng hoặc hàng tuần.

Không test skill sau khi tạo

Vấn đề

Skill có bug, chạy production fail.

Fix

Skill Creator tự test. Nhưng bạn review skill file, run 2-3 test manual trước khi publish.

Scheduled task không monitor

Vấn đề

Task chạy 30 lần, bạn không check → 2 tuần output lệch brand.

Fix

Weekly review scheduled output. Sau 3-4 lần stable → có thể skip review.

Quên máy tắt → scheduled task không chạy

Vấn đề

Morning brief chạy 7am nhưng máy ngủ → miss.

Fix

Prevent sleep hoặc schedule trong giờ máy bật sẵn (9am thay vì 7am).

Quá nhiều scheduled task → usage bùng nổ

Vấn đề

15 scheduled task hàng ngày với Opus = cạn Max plan trong 2 tuần.

Fix

Scheduled nên dùng Sonnet hoặc Haiku. Opus chỉ cho on-demand task khó. Monitor usage.

Skill quá chung chung

Vấn đề

Skill /write-email quá broad — Cowork không biết email gì.

Fix

Skill cụ thể: /customer-followup-email, /internal-announcement, /vendor-inquiry.

Sharing skill chứa secret

Vấn đề

Skill reference API key, client names — share team = leak.

Fix

Skill chỉ chứa logic. Secrets trong .env hoặc Vault. Anonymize trước khi share.

Mẹo nâng cao

Mẹo 1: Versioning skills

Khi update skill, giữ version cũ:

~/.claude/skills/
├── weekly-review/
│   ├── SKILL.md (current)
│   └── archive/
│       ├── SKILL-v1.md
│       └── SKILL-v2.md

Rollback dễ nếu version mới tệ.

Mẹo 2: Skill chain

Skill A gọi skill B:

Workflow

Step 1: Run /gather-data (skill A) Step 2: Run /analyze-data với output từ step 1 (skill B) Step 3: Run /generate-report (skill C)

Nhiều skill nhỏ > 1 skill lớn — debug dễ hơn.

### Mẹo 3: Conditional logic trong skill

Workflow

Step 1: Check condition

If folder has > 50 files → run batch processing Else → run sequential

Step 2: ...

Skill đủ thông minh handle cases.

### Mẹo 4: Log scheduled task output

Final step

• Save output to /scheduled-logs/[task-name]/YYYY-MM-DD.md
• Summary line to /scheduled-logs/master-log.md

Bạn có audit trail — useful khi debug.

### Mẹo 5: Team skill library

Nếu làm team, setup shared skill repo:

/team-skills/ (git repo) ├── sales/ ├── marketing/ ├── finance/ └── README.md

Mọi người pull về, sync regular. Anthropic plan support shared org library sớm — follow updates.

---

Áp dụng ngay

Bài tập 1: Tạo skill đầu tiên (~30 phút)

Chọn task bạn làm ≥ 2 lần/tuần.

1. Run task 1 lần thường (brief đầy đủ 5 thành phần)
2. Review output, adjust brief nếu cần
3. Run lần 2 với brief đã refine
4. Gõ: "Turn this into a skill called /[name]. Ask for these parameters next time: [list]."
5. Cowork tạo skill, test
6. Review skill file
7. Copy to my skills
8. Run /[name] để test

Ghi lại:

• Skill tên: ___
• Parameters: ___
• Output quality lần đầu chạy /[name]: ___/10
• So với run brief lần 2: ___/10 (kỳ vọng ≥ 8)

Bài tập 2: Scheduled task đầu tiên (~10 phút)

Pick skill từ bài tập 1.

Setup scheduled:

• Frequency: ___
• Time: ___
• Model: ___ (recommend Sonnet cho đầu tiên)

Chạy sau ___ giờ để kiểm tra:

• Task có chạy đúng giờ? ___/Yes/No
• Output có lưu đúng chỗ? ___/Yes/No
• Quality stable so với manual run? ___/10

Bài tập 3: Skill library kế hoạch (~15 phút)

Liệt kê 5 skill bạn sẽ build trong 2 tuần tới:

1. /___________ — [mục đích] — [frequency]
2. /___________ — [mục đích] — [frequency]
3. /___________ — [mục đích] — [frequency]
4. /___________ — [mục đích] — [frequency]
5. /___________ — [mục đích] — [frequency]

Mục tiêu: 5 skill built, 3 trong số đó scheduled.

Tóm tắt bài học

Tài liệu tham khảo

• Tutorial Tech With Tim — Skills + Scheduled (16:30-22:30)
• "Creating Custom Skills with Claude" — Anthropic, 16/10/2025
• "Claude Agent Skills Explained" — Anthropic, 26/11/2025
• "You're Using Claude Skills Wrong — Do This Instead" — 19/03/2026

Skill là chỗ bạn thật sự build leverage dài hạn. Bài 9 (use cases) + Bài 10 (skills) = recipe để công việc tuần bạn không bao giờ giống tuần trước — theo hướng tốt hơn.