1.7 · Skills — Đóng gói quy trình

Mở đầu: Từ "biết" đến "làm đúng mỗi lần"

1. Pull số P&L từ ERP
2. So với budget sheet
3. Flag variance > 15% của revenue, > 10% của expenses
4. Categorize nguyên nhân (volume / price / mix / timing)
5. Viết summary memo cho CFO theo template specific

Mỗi quý lặp. Bạn có SOP 15 trang, bạn nhớ rõ. Nhưng đồng nghiệp mới vào team → mất 3 quý để họ làm ra memo "giống bạn". Hỏi vài lần: "format đúng chưa?", "variance 8% có cần flag không?", "category 'mix' định nghĩa sao?".

Bạn cũng thử Claude giúp. Prompt quí 1: work tốt. Prompt quí 2: Claude quên template cũ, format khác chút. Quí 3: lại phải paste lại 15 trang SOP.

Knowledge là một chuyện. Nhưng "làm đúng theo methodology mỗi lần" là chuyện khác.

Đây là chỗ Skills bước vào. Skill đóng gói cả quy trình — steps, templates, reference files, style rules — thành một package Claude tự động invoke mỗi khi task tương tự xuất hiện.

Tạo 1 lần. Claude apply methodology đó portable khắp nơi — claude.ai, Claude Code, API. Mỗi lần, cùng rigorous steps.

Skills là gì?

Skill = folder của instructions, scripts, và resources mà Claude dynamically load để improve performance trên task specialized.

Nghĩ về Skills như expertise packages — chúng dạy Claude cách complete specific tasks theo cách repeatable.

┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│                                                          │
│                    SKILL STRUCTURE                       │
│                                                          │
│   ┌────────────────────────────────────────────┐         │
│   │  SKILL.md                                  │         │
│   │  (entry point — name + description)        │         │
│   │                                            │         │
│   │  - Name: quarterly-variance-analysis       │         │
│   │  - Description: Thực hiện variance analysis│         │
│   │    theo methodology công ty cho quarterly  │         │
│   │    reporting                               │         │
│   │  - Main instructions...                    │         │
│   └───────────────┬────────────────────────────┘         │
│                   │                                      │
│                   ├───▶ references/                      │
│                   │     - variance-categories.md         │
│                   │     - thresholds.md                  │
│                   │     - sample-memos.md                │
│                   │                                      │
│                   ├───▶ assets/                          │
│                   │     - memo-template.docx             │
│                   │     - variance-report-template.xlsx  │
│                   │                                      │
│                   └───▶ scripts/                         │
│                         - calculate_variance.py          │
│                                                          │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘

Cách Skills hoạt động — progressive disclosure

Đây là magic của Skills: load dần theo nhu cầu, không phải all-at-once.

1. STARTUP
   Name + description của mỗi installed skill → load vào system prompt
   Cost: ~30-50 tokens/skill
   → Claude "biết có skill" tồn tại

2. USER PROMPT
   Khi user prompt match description của 1 skill:
   → Claude dynamically load full SKILL.md into context

3. NESTED LOADING
   Nếu skill reference files khác (references/, assets/, scripts/):
   → Progressively load + run khi cần

→ Kết quả: cài 50 skills mà context không bloat

Bạn có thể cài nhiều Skills đồng thời — Claude chỉ "wake up" skill phù hợp khi task match.

2 loại Skills

1. Anthropic Skills (built-in)

Skills được Anthropic tạo + maintain. Available cho mọi paid users. Claude invoke tự động khi relevant — bạn không cần làm gì đặc biệt.

Enhanced document creation:

Bạn đã dùng Skills nếu đã yêu cầu Claude tạo Excel spreadsheet, PowerPoint presentation, Word doc, hay PDF — những file creation capabilities đó powered by Skills behind the scenes.

2. Custom Skills

Skills bạn hoặc tổ chức tạo cho specialized workflows và domain-specific tasks.

Ví dụ custom skills phổ biến:

• brand-voice-review — apply company brand guidelines cho bất kỳ content nào
• quarterly-variance-analysis — methodology cụ thể cho finance team
• customer-call-prep — pull context + generate briefing theo template
• compliance-checklist — run task qua compliance framework của công ty
• meeting-summary — format meeting notes theo structure cụ thể
• blog-seo-optimizer — optimize blog SEO theo brand SEO rules

Enable Skills

Skills hiện ở feature preview cho Pro, Max, Team, Enterprise. Skills require Code execution and file creation (sandbox environment).

Cho Pro / Max users

1. Settings → Capabilities
2. Toggle on Code execution and file creation
3. Scroll xuống Skills section
4. Toggle individual skills on/off

Cho Enterprise plans

Organization Owners must first enable cả Code execution và Skills trong Admin settings trước khi individual members access.

Cho Team plans

Feature preview enabled by default ở organization level.

Sau khi enable

Bạn thấy available Skills trong settings, bao gồm:

• Anthropic's built-in Skills
• Custom Skills bạn hoặc org upload

Dùng Skills trong practice

Vẻ đẹp của Skills: bạn không phải nghĩ về chúng. Claude handle skill selection tự động dựa trên request.

Examples prompts invoke Skills

Excel skill invoke:

Create Excel spreadsheet tracking monthly expenses with formulas for totals and category percentages.

PowerPoint skill invoke:

Turn this meeting notes document into a PowerPoint presentation cho executive audience.

PDF skill invoke:

Generate PDF report summarizing data Q4 với charts.

Complex Excel model:

Build financial model Excel với scenario analysis

base / bull / bear cases."

Khi Claude dùng Skill

Bạn sẽ thấy skill được mention trong Claude's chain of thought khi làm việc. Output là downloadable file bạn save về máy hoặc trực tiếp Google Drive.

File execution — working với files thực tế

Skills cũng cho phép Claude làm việc với actual files của bạn (trong contained environment). Upload slides, spreadsheets, contracts → Claude:

• Create slides theo data
• Perform analysis
• Add suggested edits
• Generate new versions

Note: Trong Chat, Claude tạo new version của document thay vì edit original in place. Download hoặc mở trong Drive.

Supported file operations

Requirement: network access toggle

Để dùng capabilities này, cho phép Claude access external data sources — toggle "Allow limited network access" on khi prompted.

Security considerations

Skills có thể include executable code. Use thoughtfully.

Safe practices

• Only install custom Skills từ trusted sources (your organization, verified developers)
• Anthropic's built-in Skills đã tested + maintained by Anthropic
• Custom Skills bạn upload là private cho individual account của bạn
• Review Skill contents trước khi use nếu từ external source

Red flags khi install custom Skill

• Source không rõ / anonymous GitHub repo
• Code có obfuscated logic
• Network calls đến external servers không explained
• Asks for broad permissions không cần cho stated function

Recommendation

Khi mới dùng Custom Skills — stick với:

1. Anthropic built-in Skills (tested)
2. Skills bạn tự tạo (bạn hiểu 100%)
3. Skills từ org admin approve (reviewed)

Tránh random Skills từ internet cho tới khi bạn comfortable review code.

Tạo Custom Skill đầu tiên

Real power của Skills đến từ tạo skills riêng. Custom Skills dạy Claude specific workflows, brand guidelines, cách làm việc — để Claude apply tự động mỗi khi relevant.

Cách dễ nhất: tạo qua conversation với Claude. Bạn không cần viết code hay create files manually — Claude handle technical structure.

Process — 4 bước

Bước 1: Start new chat, declare intent

I want to create a skill for writing quarterly business reviews." "I need a skill applying our brand guidelines to presentations." "Create a skill for customer call prep

pull context + generate briefing."

Bước 2: Answer Claude's questions

Claude interview bạn về workflow:

• "What should this skill do?"
• "What makes good output cho type of work này?"
• "Can you give examples khi bạn sẽ dùng skill này?"
• "Specific steps trong process?"
• "Constraints hoặc rules nào phải follow?"

Trả lời honest và concrete. Skill chỉ tốt nếu bạn đưa context tốt.

Bước 3: Upload reference materials

Anything help Claude understand standards của bạn:

• Templates (Word, Excel, PowerPoint)
• Style guides (brand voice, tone docs)
• Brand assets (logos, color palettes)
• Examples của work bạn proud (past reports, emails, decks)

Claude ingest những reference này vào skill.

Bước 4: Save skill

Claude generate file chứa properly structured skill. Save → skill ready cho Claude dùng.

See your skills

Find Customize tab trong left sidebar. Tất cả skills available hiển thị — edit manually hoặc chat với Claude to iterate.

Iteration

Custom Skill không perfect lần đầu. Dùng 1-2 tuần, thấy gaps, ask Claude edit skill: Claude update files cho bạn.

Ví dụ iterate prompt:

Update skill 'quarterly-variance-analysis' — add step checking trailing twelve months ngoài QoQ. Ensure memo template include sensitivity analysis table now.

Case study: Custom Skill "quarterly-variance-analysis"

Setup conversation

User

"I want to create a skill cho quarterly variance analysis."

Claude

"Great. Let me understand your workflow. Some questions:

1. What data sources do you typically work với?
2. What thresholds define 'significant variance' trong org của bạn?
3. Output format? Memo, slides, both?
4. Target audience — CFO, board, operational team?
5. Bạn có variance categories framework không?
6. Any past examples you'd like Claude to emulate?"

User (answer):

• "P&L export từ ERP (NetSuite). Budget file Excel từ FP&A team."
• "Revenue variance > 15%, expense > 10%. Flag both +/− directions."
• "Memo primarily. Sometimes 1-slide executive summary."
• "CFO. Will forward to board sometimes."
• "Categories: Volume, Price, Mix, Timing, One-time."
• "Yes, attaching 3 past memos (Q2-Q4 2024)."

User uploads: memo-Q2-2024.docx, memo-Q3-2024.docx, memo-Q4-2024.docx.

Skill structure generated

quarterly-variance-analysis/
├── SKILL.md                           (instructions + process)
├── references/
│   ├── variance-categories.md         (framework definitions)
│   ├── thresholds.md                  (rules khi flag)
│   └── memo-style-guide.md            (từ analyzing 3 samples)
├── assets/
│   ├── memo-template.docx
│   └── variance-report-template.xlsx
└── (no scripts needed cho skill này)

Sau khi save

Next quarter, user uploads Q1 2025 P&L + Budget files. Chỉ cần gõ:

Run variance analysis cho Q1 2025.

Claude detect skill match → load skill → follow methodology → output:

• Q1-2025-variance-memo.docx (theo template + style)
• Q1-2025-variance-details.xlsx (chi tiết per line item)

Không cần paste 15-trang SOP. Không cần remember format. Consistent mỗi quarter.

Skills vs. Projects — Khi nào dùng cái nào?

Đây là câu hỏi hay bị confuse. Simple rule:

Projects store knowledge. Skills perform tasks.

Projects = knowledge hubs

• Reference materials Claude cần hiểu work của bạn
• Project specs, meeting notes, research documents
• Draw across mọi conversation trong project
• What (information)

Skills = procedural machines

• Encode how Claude should execute task
• Specific steps, order of operations, methodology
• Applied mỗi khi skill invoke
• How (process)

Chúng complement nhau

Skill có thể reference knowledge stored trong project.

Ví dụ: Skill customer-call-prep pull customer profiles từ Project Customer Hub knowledge base. Project provides the what (information). Skill provides the how (process).

Bảng so sánh

Use case kết hợp

Scenario: You're a Customer Success Manager.

Project "Customer Hub":

• Customer profiles
• Past QBR decks
• Call transcripts
• Account health scores

Custom Skill "customer-qbr-prep":

• Pull customer profile
• Summarize last 90 days interactions
• Flag health concerns
• Generate QBR deck theo template

Flow: You start chat trong Project → Skill invoke khi bạn say "Prep QBR cho Acme Corp" → Skill pulls from Project's knowledge → generates QBR deck.

Best of both.

Ví dụ theo ngành

Sales Rep

Skill: discovery-call-notes-processor

• Input: raw call transcript
• Output: structured MEDDIC qualification doc
• Save: update CRM via API (if available)

Marketing Manager

Skill: brand-voice-reviewer

• Input: any content draft
• Output: highlighted deviations từ brand guide + suggested rewrites
• Reference: brand-guide.md, approved-phrases.md, forbidden-words.md

Finance Analyst

Skill: monthly-close-reconciliation

• Input: 3 data source files (bank, ERP, invoice)
• Output: reconciliation workbook với matched/unmatched sheets, exception report
• References: tolerance thresholds, SOP

Legal Counsel

Skill: contract-review-v2-template

• Input: vendor contract
• Output: redline suggestions + risk matrix
• References: company template, deviation decisions log, regulations summary

Medical Writer

Skill: clinical-study-report-drafter

• Input: raw study data + protocol
• Output: draft CSR theo ICH E3 guidelines
• References: template, terminology glossary

Curriculum Developer

Skill: lesson-plan-generator

• Input: topic + grade level
• Output: lesson plan theo district template
• References: national standards, pedagogy style guide

Data Analyst

Skill: weekly-growth-report

• Input: raw data dump
• Output: standardized report với KPI breakdowns, anomaly flags
• References: metric definitions, dashboard specs

HR Manager

Skill: new-hire-onboarding-kit-generator

• Input: new hire role + department
• Output: personalized 4-phase onboarding kit
• References: role-specific resources, template onboarding plan

Anti-patterns với Skills

Tạo skill quá narrow

Biểu hiện

15 skills cho 15 slight variations của same task.

Tại sao sai

Redundant. Hard to maintain. Hard for Claude to pick right one.

Cách đúng

1 skill cover core workflow, dùng parameters trong prompt cho variations.

Skill quá generic

Biểu hiện

Skill "write content" không có specific rules, tone, templates.

Tại sao sai

Không giá trị gì hơn default Claude.

Cách đúng

Skills shine với specific methodology hoặc constraints. Nếu không có, đừng tạo skill — dùng good prompt.

Install random skills từ internet

Biểu hiện

Thấy tweet "here's my awesome Claude skill" → install without review.

Tại sao sai

Skills execute code. Untrusted skill = security risk.

Cách đúng

Review code. Trust source. Sandbox test trước production use.

Never update skills

Biểu hiện

Create skill tháng 1, không update 6 tháng.

Tại sao sai

Business rules thay đổi. Templates update. Team conventions evolve.

Cách đúng

Monthly review. Ask Claude update skill khi rules change.

Confuse Skills với Projects

Biểu hiện

Tạo "skill" chỉ để store 50 PDF reference files.

Tại sao sai

That's a Project, not a Skill.

Cách đúng

Projects = knowledge. Skills = process. Use right tool.

Share sensitive skills publicly

Biểu hiện

Skill có proprietary methodology → share open source.

Tại sao sai

Competitive advantage leak.

Cách đúng

Sensitive skills → internal only. Org admin manage distribution.

Áp dụng ngay

Bài tập 1: Audit workflow của bạn cho Skill candidates (10 phút)

Với mỗi task trong danh sách Bài 01, hỏi:

• Task này có specific methodology không (vs. ad-hoc)?
• Lặp lại ít nhất 1 lần/tuần hoặc 3 lần/tháng?
• Có template / output format cụ thể?
• Có style rules cần follow consistent?

Nếu 3+ checkmarks → skill candidate.

Ghi lại top 3 skills bạn sẽ build.

Bài tập 2: Tạo Custom Skill đầu tiên (20 phút)

Pick skill #1 từ bài tập trên. Start new chat:

I want to create a skill for [workflow]. Can you interview me to understand the process?

Answer Claude's questions concretely. Upload 2-3 reference materials. Review generated skill. Save.

Next time task xuất hiện → test skill. Iterate nếu cần.

Tóm tắt bài học

Tài liệu tham khảo

• Skills Help Center article — chi tiết setup + custom skill
• Claude Agent Skills Explained (video, 3 phút) — conceptual overview